Übergabe­protokoll: Vorlage und Checkliste.

Wozu ein Übergabe­protokoll dient.

Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es ist aber der beste Nachweis dafür, in welchem Zustand die Wohnung bei der Rückgabe war. So schützt es beide Seiten vor späterem Streit über Schäden, Schlüssel und Zählerstände.

Beim Mietaufhebungsvertrag wird ein gemeinsames Protokoll oft ausdrücklich vereinbart. Dann steht schon im Vertrag, dass die Übergabe gemeinsam stattfindet und schriftlich festgehalten wird.

Übergabeprotokoll im Glossar

Übergabe­protokoll beim Einzug und beim Auszug.

Ein Übergabeprotokoll ist bei beiden Gelegenheiten sinnvoll. Aufbau und Inhalt sind gleich: Zustand der Räume, Zählerstände, Schlüssel, Fotos und die Unterschriften beider Seiten.

Beim Einzug hält das Protokoll fest, welche Mängel schon vorhanden sind. Beim Auszug zeigt es, in welchem Zustand die Wohnung zurückgegeben wird. Wer beide Protokolle hat, kann später nachvollziehen, was sich während der Mietzeit verändert hat.

Beim Auszug kommen oft Punkte hinzu, die beim Einzug keine Rolle spielen, etwa vereinbarte Restarbeiten, Gegenstände, die in der Wohnung bleiben dürfen, oder die Anschrift für die Abrechnung der Kaution.

Checkliste Wohnungs­übergabe.

Zählerstand im Glossar

So läuft die Übergabe ab.

Den Übergabetermin stimmen beide Seiten vorher ab. Er sollte bei Tageslicht liegen und genug Zeit lassen, um jeden Raum in Ruhe anzusehen.

Hilfreich ist eine gemeinsame Vorbesichtigung einige Wochen vor dem Auszug. Dabei lässt sich klären, was noch zu tun ist, etwa kleinere Reparaturen oder das Räumen des Kellers. So bleibt Zeit, Arbeiten rechtzeitig zu erledigen, und am Übergabetag gibt es weniger Überraschungen.

Bei der Übergabe gehen beide Seiten die Wohnung Raum für Raum gemeinsam durch. Zählerstände werden abgelesen, Schlüssel gezählt und Mängel mit Fotos festgehalten. Am Ende erhält jede Seite ein unterschriebenes Exemplar.

Übernimmt für die Vermieterseite jemand anderes die Übergabe, etwa eine Hausverwaltung, sollte diese Person die Vereinbarungen aus dem Mietaufhebungsvertrag kennen. Am besten liegt der Vertrag bei der Übergabe auf dem Tisch. Dann können beide Seiten nachsehen, was abgesprochen ist, zum Beispiel ob Gegenstände in der Wohnung bleiben dürfen oder ob Schönheitsreparaturen entfallen.

Schönheitsreparaturen im Glossar

Wer bei der Übergabe dabei ist.

Bei der Übergabe sind in der Regel die Mieterseite und die Vermieterseite dabei. Stehen mehrere Personen im Mietvertrag, klären sie vorher, wer zum Termin kommt. Wer allein kommt, sollte eine Vollmacht der anderen dabeihaben.

Wer nicht selbst kommen kann, kann sich vertreten lassen, etwa durch Angehörige oder Bekannte mit einer schriftlichen Vollmacht. Für die Vermieterseite übernimmt das oft die Hausverwaltung. Wer vertritt, sollte die Vollmacht dabeihaben und die Vereinbarungen kennen.

Eine dritte Person als Zeugin oder Zeuge kann hilfreich sein, wenn eine Seite Streit befürchtet.

Vollmacht im Glossar

Was die Unterschrift bedeutet.

Wer das Protokoll unterschreibt, bestätigt den Zustand, der darin festgehalten ist. Das gilt für beide Seiten.

Bestätigt die Vermieterseite den Zustand ohne Vorbehalt, kann sie sich später auf Mängel, die bei der Übergabe erkennbar waren und nicht im Protokoll stehen, in der Regel nicht mehr berufen. Für versteckte Mängel gilt das nicht. Für die Mieterseite gilt: Ein Mangel im Protokoll belegt den Zustand der Wohnung. Ob es sich um normale Abnutzung handelt und wer einen Schaden zu verantworten hat, ist damit noch nicht entschieden, solange das Protokoll dazu nichts festhält.

Unterschreiben Sie nichts, was Sie für falsch halten. Ist eine Seite mit einem Punkt nicht einverstanden, schreibt sie ihre Sicht ins Protokoll und unterschreibt dann. So bleibt festgehalten, worin beide sich einig sind und wo nicht.

Wenn man sich über einen Mangel nicht einig ist.

Nicht jede Übergabe endet in voller Einigkeit. Dann gehört ins Protokoll, dass man sich über diesen Punkt nicht einig ist, mit der Sicht beider Seiten in wenigen Worten.

Fotos mit Datum halten fest, wie der Mangel aussieht. Ist eine dritte Person dabei, kann sie den Zustand später bezeugen.

Kommt es danach zum Streit, helfen ein Mieterverein, ein Verband der Eigentümer oder eine Anwältin oder ein Anwalt weiter.

Übergabe nach einer Wohnungsauflösung.

Wird eine Wohnung von Angehörigen oder Erben aufgelöst, übernehmen sie oft auch die Übergabe. Wer handelt, sollte das nachweisen können, etwa mit einer Vollmacht oder einem Nachweis, wer Erbe ist.

Vorher lohnt es sich zu klären, was in der Wohnung bleiben darf und was entsorgt wird. Das Protokoll hält dann fest, dass die Wohnung geräumt ist oder welche Gegenstände mit Zustimmung der Vermieterseite bleiben.

Für Angehörige ist diese Zeit oft belastend. Ein ruhiger Termin mit genug Zeit hilft beiden Seiten.

Räumung im GlossarErbengemeinschaft im Glossar

Nach der Übergabe.

Mit der Rückgabe beginnt eine Frist: Ansprüche der Vermieterseite wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe.

Danach folgt die Abrechnung der Kaution. Das Protokoll ist dafür eine wichtige Grundlage.

Kaution beim MietaufhebungsvertragKaution im Glossar

Darauf sollten beide Seiten achten.

Fragen zur Übergabe.